Cómo modificar un DeCA y agrupar varios envíos

Qué datos pueden necesitar una corrección

Entre los cambios habituales están la sustitución de la tractora o el remolque, una modificación del origen o destino, la rectificación de la naturaleza o el peso de la mercancía y la corrección de datos de las partes. La actualización debe realizarse cuando se conoce el cambio y no puede ocultar la información anterior.

Dos formas admitidas de modificar el documento

1. Actualizar el mismo PDF: se mantiene la URL y el QR originales. Los datos anteriores deben quedar visibles como no válidos y debe indicarse el motivo de la modificación.
2. Generar un nuevo PDF: se crea otra URL y otro QR, conservando el documento original y la relación entre versiones para mantener la trazabilidad.

Ejemplo: cambio de matrícula

1. Registra la matrícula del vehículo sustituto en cuanto se confirme el cambio.
2. Indica el motivo, por ejemplo una avería o una sustitución operativa.
3. Publica la corrección manteniendo la trazabilidad de la matrícula anterior.
4. Envía al conductor el PDF o QR actualizado.
5. Conserva las versiones durante el plazo legal.

Cuándo se pueden agrupar varios envíos

Un mismo DeCA puede incluir varios envíos cuando coincidan el cargador contractual y el transportista efectivo. No basta con que los envíos compartan vehículo, ruta o fecha.

Cada envío agrupado debe identificar sus propios datos cuando sean diferentes: origen, destino, naturaleza, peso y cualquier otra información necesaria para distinguirlo. La agrupación no permite perder el detalle de cada expedición.

Cuándo conviene mantener documentos separados

• Cuando cambia el cargador contractual o el transportista efectivo.
• Cuando separar los envíos facilita la entrega de documentación a conductores distintos.
• Cuando otra documentación sectorial o contractual exige una identificación independiente.
• Cuando la trazabilidad interna sería menos clara con un documento agrupado.

Quién debe revisar la corrección

Cargador y transportista siguen respondiendo de los datos que la Orden FOM/2861/2012 les atribuye. Aunque una gestoría, operador o sistema conectado ejecute el cambio, las partes obligadas deben asegurarse de que la versión vigente es correcta, está disponible y llega al conductor.

Cómo ayuda DecaDoc

DecaDoc permite corregir documentos manteniendo sus versiones y automatizar actualizaciones desde la aplicación o mediante API. Así se evita sustituir archivos manualmente o perder la relación entre el documento original y el vigente.

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