1. Partes y objeto
El cliente, identificado mediante los datos de su cuenta y del espacio de trabajo, actúa como responsable de los datos personales que incorpora a DecaDoc. Aseguis Innova S.L., CIF B24836603, actúa como encargado para prestar el servicio. Cuando el cliente actúe por cuenta de otro responsable, deberá disponer de autorización suficiente para este encargo. Este acuerdo forma parte de los Términos y prevalece sobre ellos en materia de tratamiento de datos por cuenta del cliente.
Los tratamientos propios de gestión de cuentas, facturación y cumplimiento de obligaciones de Aseguis se describen en la política de privacidad.
2. Duración
El encargo permanece vigente mientras Aseguis trate datos por cuenta del cliente, incluidas las operaciones de devolución, supresión o conservación exigida por ley tras la finalización.
3. Tratamientos, datos e interesados
El servicio comprende recogida, registro, organización, almacenamiento, consulta, modificación, generación de PDF, publicación mediante URL específica, comunicación, copia de seguridad, limitación y supresión. Su finalidad es preparar, gestionar y conservar los documentos DeCA y prestar las funciones contratadas de DecaDoc, incluidas las funciones opcionales descritas en este acuerdo.
Los datos pueden incluir nombres, identificadores fiscales o profesionales, datos de contacto, firmas incorporadas al documento, datos de vehículos, rutas y servicios, y el contenido de documentos o adjuntos aportados por el cliente. Pueden referirse a empleados, cargadores, transportistas, conductores, clientes, proveedores y contactos. El servicio no está destinado al tratamiento de categorías especiales de datos ni de datos relativos a condenas e infracciones penales; el cliente evitará incluirlos y comunicará cualquier inclusión accidental para gestionar su retirada.
Publicar un documento genera un PDF accesible a quien disponga de su enlace o QR, sin autenticación del destinatario. Esta comunicación forma parte de la instrucción del cliente; corresponde a este limitar los datos incluidos y entregar el enlace a personas legitimadas.
4. Instrucciones
Aseguis tratará los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del cliente, integradas por este contrato, la configuración y uso de las funciones del servicio y las solicitudes de soporte. Las instrucciones adicionales se comunicarán por escrito y deberán ser compatibles con el servicio contratado. Si una obligación legal exige otro tratamiento, incluidas transferencias, Aseguis informará previamente salvo prohibición legal. Si considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, lo comunicará inmediatamente al cliente.
5. Obligaciones y asistencia de Aseguis
Aseguis limitará el acceso del personal a lo necesario para sus funciones, exigirá compromisos de confidencialidad u obligaciones legales equivalentes y aplicará las medidas del apartado 16. No utilizará los datos del encargo para fines propios incompatibles con las instrucciones del cliente.
Derechos y cooperación
Si recibe una solicitud de una persona afectada sobre datos del encargo, la trasladará al cliente sin dilación indebida y no responderá sobre el fondo salvo autorización del cliente u obligación legal. Le asistirá, mediante las funciones del servicio y el canal de contacto del apartado 11, para localizar, exportar, rectificar, limitar o suprimir los datos que proceda, previa comprobación de la legitimación de la solicitud.
Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible, Aseguis asistirá al cliente en sus obligaciones de seguridad, notificación de brechas, evaluaciones de impacto y consultas previas a la autoridad de control. El cliente facilitará el alcance y la información necesarios; Aseguis aportará la información y colaboración relativa a los tratamientos que realiza por su cuenta.
Violaciones de seguridad
Aseguis notificará al cliente sin dilación indebida las violaciones de seguridad de datos personales del encargo de las que tenga conocimiento, mediante el correo de contacto de la cuenta u otro canal acordado. La comunicación incluirá, según la información disponible, la naturaleza del incidente, categorías y número aproximado de afectados y registros, un punto de contacto, posibles consecuencias y medidas adoptadas o propuestas. La información que no esté disponible inicialmente se facilitará de forma gradual sin dilación indebida. Aseguis colaborará en la investigación y contención; corresponde al cliente decidir las notificaciones a autoridades y afectados, salvo obligación legal o encargo específico a Aseguis.
6. Obligaciones del cliente
El cliente debe disponer de base jurídica, informar a los interesados, introducir datos adecuados y necesarios, revisar su exactitud y configurar los permisos y la entrega de enlaces. Mantendrá actualizados sus datos de contacto, impartirá instrucciones lícitas y colaborará en la atención de derechos e incidentes. No compartirá credenciales ni incorporará datos ajenos al servicio.
7. Subencargados
El cliente concede autorización general para utilizar los subencargados del apartado 14 en las funciones que emplee. Aseguis les impondrá por contrato obligaciones de protección de datos equivalentes a las aplicables al encargo y seguirá siendo responsable frente al cliente de su cumplimiento.
Aseguis notificará con antelación cualquier incorporación o sustitución prevista mediante el correo asociado a la cuenta u otro canal contractual. El cliente dispondrá de 15 días para formular una objeción razonada por motivos de protección de datos antes del inicio del nuevo tratamiento. Las partes intentarán resolverla de buena fe; si no existe una alternativa razonable, el cliente podrá dejar de usar la función afectada o resolver el servicio correspondiente.
8. Transferencias internacionales
Cuando la prestación implique transferencias fuera del Espacio Económico Europeo, incluidas las derivadas de subencargados, Aseguis aplicará las garantías exigidas por el capítulo V del RGPD: una decisión de adecuación aplicable o, en su defecto, cláusulas contractuales tipo u otro mecanismo válido, con las evaluaciones y medidas complementarias que procedan. Este acuerdo no sustituye esas garantías ni presupone residencia exclusiva de todos los datos en la Unión Europea.
El cliente puede solicitar la identificación de las entidades intervinientes, los países de tratamiento y las garantías aplicables a las funciones contratadas, así como copia de estas, con las limitaciones necesarias para proteger información confidencial sin impedir comprobar el cumplimiento.
9. Información y auditorías
Aseguis pondrá a disposición del cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permitirá y contribuirá a auditorías, incluidas inspecciones, realizadas por el cliente o un auditor autorizado por este. Se coordinarán con preaviso, alcance y frecuencia razonables, atendiendo a la urgencia, los indicios de incumplimiento y los requerimientos de la autoridad competente.
Se utilizará primero la documentación disponible cuando sea suficiente. Las actuaciones protegerán la confidencialidad, la seguridad del servicio y los datos de otros clientes; estas condiciones no excluirán las comprobaciones necesarias ni las facultades de las autoridades.
10. Finalización y conservación
Al terminar el servicio, Aseguis, a elección del cliente, devolverá o suprimirá los datos del encargo y eliminará las copias existentes, salvo conservación exigida por una norma. La devolución se realizará mediante las funciones de descarga o exportación disponibles y, cuando sea necesario, mediante solicitud al canal del apartado 11. El cliente deberá solicitarla durante el plazo de exportación comunicado, que con carácter general será de hasta 30 días.
Los documentos publicados sujetos a conservación legal no se eliminan por el mero cierre de la cuenta. Los datos que deban conservarse se limitarán a lo exigido por la obligación correspondiente y a esa finalidad. Las copias de seguridad pendientes de rotación quedarán fuera del uso ordinario; si se restauran, se aplicarán de nuevo las supresiones que correspondan. Aseguis facilitará, a solicitud del cliente, información sobre las categorías conservadas, su fundamento, los plazos aplicables y la finalización de la devolución o supresión. Este apartado no autoriza conservación indefinida ni un nuevo uso de los datos.
11. Contacto
Las instrucciones y solicitudes sobre este encargo se dirigirán a hola@decadoc.es, identificando la cuenta o empresa y el objeto de la solicitud. Aseguis podrá comprobar la identidad y representación antes de facilitar datos o ejecutar instrucciones.
12. Creación asistida con inteligencia artificial
Cuando el cliente activa la creación con IA, instruye la transmisión del archivo, texto o grabación de voz, su transcripción cuando corresponda, análisis, extracción y devolución de datos como borrador. OpenAI interviene como subencargado para esta finalidad. El cliente debe limitar el contenido a lo necesario, disponer de legitimación para aportarlo y revisar el resultado antes de publicarlo.
Aseguis no incorpora el archivo original, la grabación ni su transcripción a un archivo permanente de la función de extracción, sin perjuicio de los datos y adjuntos que el cliente decida guardar. La aplicación solicita que las respuestas de la API de IA no se almacenen como historial del proveedor. Esto no equivale a garantizar ausencia de toda retención técnica por el proveedor, que se rige por las condiciones y garantías aplicables al servicio contratado.
13. Tratamiento en el asistente de soporte
Cuando el cliente utiliza el asistente, OpenAI actúa también como subencargado para procesar la pregunta, el historial reciente y el contexto funcional necesario para responder. Esta función no está diseñada para recibir datos personales ni contenido documental y el cliente debe impedir su inclusión. DecaDoc no conserva el contenido de la conversación; cualquier resumen destinado al soporte humano se comparte únicamente con consentimiento expreso de la persona usuaria.
14. Proveedores y funciones
Intervienen, según las funciones utilizadas, los siguientes proveedores. Su condición de subencargados se limita a las operaciones que realicen con datos del encargo:
- Amazon Web Services: alojamiento, base de datos, almacenamiento de documentos, copias y correo transaccional.
- Cloudflare: entrega y protección del tráfico de red.
- Sentry: diagnóstico de errores mediante datos técnicos de la aplicación, con medidas de reducción de datos enviados.
- OpenAI: transcripción, extracción y asistencia con IA descritas en los apartados 12 y 13.
Stripe interviene en los pagos y suscripciones, con el papel que corresponda según la operación, incluido el de responsable para sus finalidades propias. Los proveedores de identidad Google, Microsoft o Apple intervienen solo cuando se elige ese acceso. Estos tratamientos propios se rigen por sus condiciones de privacidad y no convierten a todos esos proveedores en subencargados del contenido documental del cliente. La información sobre entidades, ubicaciones y garantías puede solicitarse por el canal del apartado 11.
15. Google Maps como responsable independiente
Cuando el cliente decide utilizar la búsqueda opcional de Google Maps, instruye a Aseguis para transmitir a Google el texto introducido, un identificador técnico temporal de la sesión de búsqueda y el identificador del lugar seleccionado. Conforme a las condiciones de Google Maps Platform aplicables en el Espacio Económico Europeo, Google trata la información recibida para esta función como responsable independiente y no como subencargado de Aseguis. Esta relación no modifica la condición de Aseguis como encargado respecto de los datos que el cliente decide guardar en DecaDoc.
La función no envía a Google el identificador de la cuenta ni el resto del borrador o documento. El cliente debe limitar las búsquedas a la información necesaria para localizar establecimientos, lugares o direcciones y evitar introducir otros datos personales. La función es opcional y el formulario manual continúa disponible.
16. Medidas técnicas y organizativas
Las medidas aplicables al servicio comprenden:
- Acceso e identificación: acceso individual mediante código de un solo uso o proveedor de identidad; comprobación de sesiones y permisos por función.
- Separación de clientes: controles de pertenencia al espacio y autorización en el servidor, con restricciones por fila en la base de datos para las operaciones sujetas a separación entre empresas.
- Protección de datos y secretos: comunicaciones cifradas, cifrado del almacenamiento gestionado de base de datos y documentos, y credenciales de servicio separadas del código y del contenido público.
- Integridad y disponibilidad: versionado de documentos publicados, comprobaciones de integridad y copias de seguridad para recuperación. La recuperación no constituye una garantía de disponibilidad ininterrumpida ni sustituye las obligaciones de conservación del cliente.
- Operación y control: registros técnicos y de operaciones relevantes, gestión de permisos y vulnerabilidades, atención de incidentes y verificación periódica de la eficacia de las medidas conforme al riesgo.
Aseguis podrá actualizar o sustituir las soluciones técnicas utilizadas para aplicar las medidas descritas, manteniendo las finalidades e instrucciones acordadas y un nivel de protección equivalente o superior. Estos cambios no reducirán las garantías comprometidas en este acuerdo. La incorporación o sustitución de subencargados se regirá por el apartado 7. El acceso del personal quedará limitado a sus funciones y sujeto a confidencialidad. El cliente es responsable de la seguridad de sus dispositivos, de los permisos que concede y de la difusión de los enlaces públicos.
Versión: 1.4 · Última actualización: 18 de octubre de 2026.